Tarkastus- ja väitöstilaisuudesta tiedotetaan Sibelius-Akatemian erilaisia viestintäkanavia hyväksi käyttäen. Tiedot laitetaan mm. Taideyliopiston verkkosivujen tapahtumakalenteriin, Sibelius-Akatemian tiloissa olevaan sähköiseen infonäyttöjärjestelmään ja Sibelius-Akatemian Facebook-kanaviin. Lisäksi viestintä huolehtii mediaviestinnästä ja toimittajakontaktoinnista tohtorintutkinnon aiheen mukaisesti.
Viestinnän kannalta tärkeää on olla aina liikkeellä hyvissä ajoin: esim. käsiohjelmaa varten on syytä aina varata riittävästi oikoluku- ja kommentointiaikaa. Toimita siis kaikki viestintään liittyvä materiaali viestintää sähköisesti viimeistään kuukautta ennen tarkastustilaisuutta.
Viestintä ja opintojen vastuullinen ohjaaja käyvät kaiken materiaalin läpi tohtorikokelaan kanssa ennen julkaisemista.
Seuraavassa on muistilista niistä tiedoista, jonka Sibelius-Akatemian viestintä tarvitsee:
- Perustiedot: aika, paikka, tohtorikokelaan nimi, opintojen vastuullinen ohjaaja, taiteellisten ja kirjallisten opinnäytteiden lautakuntien jäsenet ja esitarkastajat, tutkinnon tarkastajat/vastaväittäjät, tilaisuuden valvoja.
- Tiedoteluonnos, jossa kuvaat lyhyesti tutkintosi sisällön ja merkityksen mahdollisimman yleistajuisesti. Tiedote laaditaan yhdessä viestinnän ja ovon kanssa, ja se pyritään toimittamaan medialle noin kahta viikkoa ennen tilaisuutta. Viestintä arvioi jakelun aina tutkinnon aiheen mukaisesti. Aiempia tiedotteita voit käydä katsomassa Taideyliopiston verkkosivujen uutishuoneesta.
- Valokuva (painokelpoinen, vaakamuodossa, toimitettava sähköisessä muodossa)
- CV
- Kirjallisen opinnäytteen tiivistelmä (suomeksi ja englanniksi) sekä lyhyt kuvaus tohtorintutkinnon kokonaisuudesta (taiteellinen ja soveltajakoulutus)
- Väitös- tai tarkastustilaisuuden ohjelma: aika, paikka, tutkinnon suorittajan ja tutkinnon/väitöskirjan nimi, tutkinnon avainhenkilöt (lautakunta & tarkastajat tai vastaväittäjät & esitarkastajat sekä tilaisuuden valvoja), tilaisuuden kulku akateemisen käytännön mukaisesti (puheenvuorot, musiikkinumerot esiintyjineen; ks. tarkastustilaisuuksien ohjeet oikealla), kirjallisen opinnäytteen tiivistelmä ja/tai opinnäytekonserttien tai vastaavien ohjelmat)
- Tiedot mahdollisesta ennakkoilmoittautumisesta ja striimauksesta (nämä selvitetään tohtorikoulujen/esitystekniikkapalveluiden kanssa erikseen, mieluusti hyvissä ajoin ennen tilaisuutta siten, että tiedot olisivat olemassa kun tohtorikokelas toimittaa tiedot viestintään). Muistutuksena, että viestintä ei päätä tilaisuuksien striimauksista vaan niistä neuvotellaan aina ensin esitystekniikkatiimin kanssa.
Toimita tiedot viestintään alla olevalla Surveypal-lomakkeella. Lomake on suunniteltu siten, että siinä voit yhdellä kertaa toimittaa eteenpäin kaiken tarvittavan materiaalin.
Tohtorintutkinnon tarkastustilaisuuden käsiohjelma
- Sibelius-Akatemian viestintä taittaa ja painattaa tohtorintutkintojen tarkastustilaisuuksien käsiohjelmat. Painatuksen maksavat tohtorikoulut. Maksimi maksettava painosmäärä on 80 kpl. Mikäli tarvitset tätä enemmän käsiohjelmia, keskustele asiasta tohtorikoulusi suunnittelijan kanssa.
- Ohjelma tarkistutetaan kokelaalla ennen painatusta – varaa aikaa myös oikolukukierrokselle.
- Käsiohjelman kansivärinä käytetään pääsääntöisesti samaa väriä jonka kokelas on valinnut kirjallisen työnsä kanteen.
- Ohjelmat painatetaan Sibelius-Akatemian viestintätiimin valitsemassa/kilpailuttamassa painotalossa ja ne toimitetaan Sibelius- Akatemian tiloihin vahtimestarikoordinaattorin nimellä ennen tarkastustilaisuutta.
- Huom! Jos tarkastustilaisuus on englanniksi tai ruotsiksi, käsiohjelmakin toimitetaan ko.kielellä. Tohtorikokelas huolehtii itse käsiohjelmaan tarvittavan materiaalin kääntämisestä tai käännättämisestä tarvittaessa.
Aikataulu
- Tieto tapahtumakalentereihin (Artsi ja Uniarts-verkkosivusto) sekä FB-tapahtuma pyritään luomaan muutaman työpäivän sisällä tietojen toimittamisesta viestinnän työtilanteen mukaan. Viestintä luo tilaisuudesta FB-tapahtuman ja voi tarvittaessa kutsua tohtorikokelaan rinnakkaisjärjestäjäksi. Tapahtumakalenteissa julkaistaan tilaisuuden perustiedot (aika, paikka, avainhenkilöt, työn otsikko jne).
- Lehdistötiedote tarkastustilaisuudesta lähetetään noin kahta viikkoa ennen tarkastustilaisuutta. Viestintä toimittaa tiedotteen pyydettäessä sähköpostitse myös tohtorikokelaalle ja ovolle, jotta he voivat jakaa sen omissa verkostoissaan.
- Tarkastustilaisuuden käsiohjelman painatukseen on varattava vähintään kolme työpäivää, lisäksi noin viikko oikolukukierrokselle.
Viestinnällinen työnjako tohtorintutkintoihin liittyen
Sibelius-Akatemian viestintätiimi
- huolehtii ensisijaisesti tutkinnon tarkastustilaisuuteen liittyvästä Taideyliopiston ulkoisesta viestinnästä.
- luo väitös- tai tarkastustilaisuudesta tapahtuman Taideyliopiston verkkosivuille
- laatii väitös- tai tarkastustilaisuudesta mainoskuvan Sibelius-Akatemian tilojen sisäiseen infonäyttöjärjestelmään
- tekee tilaisuudesta Facebook-tapahtuman Sibelius-Akatemian Facebook-tilille. Tarvittaessa tohtorikokelas voidaan kutsua tapahtumaan rinnakkaisjärjestäjäksi, jolloin hän voi helpommin kutsua tapahtuman yhteyteen omia kontaktejaan Facebookissa.
- tekee tilaisuudesta tapahtuman Artsiin
- laatii kokelaan ja ovon kanssa mediatiedotteen ja lähettää sen noin kaksi viikkoa ennen tarkastustilaisuutta käyttäen Taideyliopiston mediajakelujärjestelmää. Jakelu räätälöidään ja harkitaan aina aiheen mukaan. Jos kokelaalla tai ohjaajilla on omia mediatahoja, joille tiedote lähetetään, näistä toimitetaan tiedot viestintään viestintäsuunnittelija Karoliina Pirkkaselle.
- julkaisee laaditun tiedotteen myös uutisena Artsissa.
- taittaa tilaisuuden käsiohjelman ja huolehtii sen painattamisesta ja toimittamisesta tilaisuuteen
Tohtorikokelas, ovo ja/tai tohtorikoulun suunnittelijat
- huolehtii Taideyliopiston ja Sibelius-Akatemian sisällä omien yhteisöjensä tiedottamisesta harkinnan mukaan (esim sähköpostilistoilla ja intranetissä)
- viestii tarkastustilaisuudesta omille ulkoisille sidosryhmilleen (esim. erilaiset alakohtaiset yhdistykset ja järjestöt ja niiden postituslistat)
- Huom! Jos haluat että tilaisuus striimataan, ilmoita siitä erikseen tarkastustilaisuuden suunnittelun yhteydessä. Striimaus totetutetaan opiskelijan omalla Youtube-kanavalla ja salin kiinteällä kameralaitteistolla, joiden käytöstä sovitaan hyvissä ajoin tarkastustilaisuuden av-teknikon kanssa. Oman Youtube-kanavan striimausominaisuus pitää olla aktivoituna vuorokausi ennen tapahtumaa.
Lisätietoja:
- viestintäsuunnittelija Karoliina Pirkkanen
- asiantuntija Sirpa Järvelä (DocMus)
- asiantuntija Hannu Tolvanen (MuTri)
- DocMus-tohtorikoulun varajohtaja, jatkokoulutuskoordinaattori Markus Kuikka
