Skip to Main Content
It looks like you're using Internet Explorer 11 or older. This website works best with modern browsers such as the latest versions of Chrome, Firefox, Safari, and Edge. If you continue with this browser, you may see unexpected results.

Sibelius-Akatemian tohtoriopas: Microsoft Word -ohjelman käyttö taitossa

Sibelius-Akatemian tohtoriopas on jatko-opiskelijoiden, tohtorikoulun henkilökunnan sekä jatkotutkintojen tarkastajien tietopaketti tohtoriopinnoista ja tohtorikoulun toiminnasta.

MS Word-ohjelma monipuolisine toimintoineen mahdollistaa sujuvan taiton. Sen avulla voi määritellä tekstiin useita automaattisia toimintoja. Niitä ovat mm.  otsikointi ala- tai ylämarginaaliinautomaattinen sivunumerointi, indeksit, sisällysluettelo sekä kuva- ja taulukkoluetteloiden laatiminen.  Tällöin tarvitaan kuitenkin normaaliin tekstinkäsittelyyn verrattuna huomattavasti enemmän Word-osaamista. Erityisesti erilaisten tyylien tai kenttien määritteleminen tulee hallita, jotta voidaan luoda luetteloita ja indeksejä.

Kuvat ja nuotit kannattaa liittää tekstiin pdf-muodossa, jolloin niiden painokelpoisuus säilyy parhaiten. Huomaa, että alkuperäisen (ei pdf-muotoisen) kuvan resoluution täytyy olla riittävän suuri suhteessa painetun kuvan lopulliseen kokoon. Taulukoissa voi käyttää Wordin omaa taulukkotyökalua tai Exceliä (jolloin taulukon päivittäminen on mahdollista Excelistä käsin).

Word-ohjelman omatoiminen opettelu on hyvinkin mahdollista. Internetistä löytyy kosolti ohjeita myös videoina, ja ohjelman omat ohjeet ovat hyvät. Ensimmäiset opittavat asiat – ensimmäisistä tekstisivuista lähtien – ovat

  • tabulaattorin käytön lopettaminen (sen sijasta käytetään sisennystä);
  • siirtyminen automaattiseen tavutukseen (tai tätä varmempaan tavutuksen poistamiseen, kuten tässä dokumentissa);
  • sisennysten käyttö välilyöntien tai tabulaattorien/sarkainnäppäimen sijasta sekä
  • rivinvaihdosta luopuminen.

Ylimääräisten rivinvaihtojen sijasta käytetään tyylejä (tai kenttiä): luodaan erilaiset tyylit ylä- ja alapuolisine välistyksineen (määritetään kentät) leipätekstille, otsikkojen eri tasoille, sisennetyille sitaateille, taulukko- ym. teksteille. Tyylejä käytettäessä minkä tahansa otsikon tai uuden kappaleen alkuun lisätään aina vain yksi rivinvaihto.

Tyylien käytön opettelun voi halutessaan siirtää vaiheeseen, jossa tekstiä on jo niin paljon, että sen käyttö ilman (ohjelman luoman) sisällysluettelon tuomaa apua on vaikeaa. Huomaa kuitenkin, että sisällysluettelon käyttäminen auttaa sekä itseäsi että myös ohjaajaasi työsi kokonaisuuden hahmottamisessa heti alusta pitäen. Tyylien käytön opettelu kannattaa alkaa ylimmän tason otsikkotyylin määrittämisestä, koska nämä otsikot ovat yleensä valmiita ennen alaotsikoita, joiden tyylit voi määrittää myöhemmin.

Työskennellessäsi tekstinkäsittelyohjelmalla muista varmuuskopiointi vähintään päivittäin, mieluummin jopa useammin. Muista myös tallentaa tiedostoa jatkuvasti (ctrl+S), sillä tiedostokoon kasvaessa Word voi kaatuilla. Tästä syystä on myös joskus tarpeen jakaa teksti useammaksi tiedostoksi.

Valmiita taittopohjia löytyy esimerkiksi yliopistojen ja niiden laitosten kotisivuilta. Taittopohjien käyttö onnistuu kätevästi kuitenkin yleensä vain silloin, kun teksti on luotu alusta lähtien niitä käyttäen. Joka tapauksessa taittopohjan käyttö edellyttää yhtä hyviä Word-taitoja – mukaan luettuna tyylit, osanvaihdot, luettelot ym. – kuin omatoiminenkin taittaminen.