Sibelius-Akatemian tohtoriopas: Kirjallisen työn ulkoasu

• Huomaa että jos taitat työn A4-kokoon tiedosto pienennetään painossa B5-kokoon (noin 84 %).

• Ylä- ja alamarginaaleihin tarpeeksi tilaa. B5 koossa: ylös n. 2 cm, alareunaan vähän enemmän. Ulkomarginaali vähintään 2cm. Sisämarginaalin on oltava riittävän suuri, jotta julkaisua ei tarvitse vääntää auki lukiessa ( 0,5-1 cm leveämpi kuin kirjan ulkoreunan marginaali).
• Huomaa sivujen epäsymmetrisyys: sidontamarginaali on parittomalla sivulla vasemmalla ja parillisella sivulla oikealla; ei-keskitetyn sivunumeroinnin  paikka on sivun oikeassa tai vasemmassa laidassa. MS Word -ohjelmassa on olemassa oma toimintonsa tätä varten (ylä- ja alatunniste -välilehdessä Erilaiset parittomat ja parilliset sivut).
• Tyylikäs tapa on ilmaista pääluvun paikka esimerkiksi ylämarginaalissa: parillisella sivulla voi olla: kirjan nimi ja parittomalla pääluku (ei välttämätön; vaatii Word-osaamista).
• Asemointi on sopeutettava kirjasintyyppiin ja -kokoon (myös kirjan kokoon): pieni kirjasinkoko vaatii kapeamman palstan kuin suuri.

• Riviväli on sopeutettava kirjasintyyppiin ja -kokoon: pieni kirjasinkoko sallii pienemmän rivivälin, suuri vaatii suuremman. Hyvä riviväli on esim. 1,3 pt, eli siis jotain 1 ja 1,5 välillä ja mielellään lähempänä 1:tä; liian suuri riviväli antaa gradumaisen vaikutelman kirjaformaatin sijasta.
• Yli kolmen rivin mittaiset lainaukset sisennetään. Tällöin voidaan käyttää myös hieman pienempää riviväliä. Lainauksien sisennys on syvempi kuin kappalesisennys. Sisennettäessä ei käytetä lainausmerkkejä.
• Kappaleen alku sisennetään, ei kuitenkaan heti otsikon alla. (Kappaleiden välillä ei tällöin tule tyhjää riviä.) Sisennyksen tulee olla selvästi havaittava mutta kohtuullinen (korkeintaan esim. kymmenen kirjainta; riippuu asemoinnista, rivivälistä ja kirjasinkoosta). Tässä mallissa voidaan harkiten käyttää kappaleita pidempien jaksojen erotteluun tyhjää riviä, jolloin tyhjän rivin jälkeen teksti alkaa vasemmalta, ilman sisennystä.
• Kappalejako voi olla myös vasensuora-asettelu: kappaleet erotetaan toi­sistaan tyhjällä rivillä. (Tämä asettelu on uudempi käytäntö. Sen haittana on siitä usein seuraava kirjoittajan taipumus kirjoittaa liian pitkiä kappaleita. Sitä käytettäessä ei ole myöskään mahdollista erottaa tekstistä suurempia kokonaisuuksia tyhjällä rivillä. Lukija voi myös lukea kappaleita erottavan tyhjän rivin liian painokkaaksi, jolloin lukeminen muodostuu katkonaiseksi.)
• Sisällys- ja lähdeluettelossa on sama riviväli kuin leipätekstissä.
• Ei leski- ja orporivejä (yksinäinen rivi sivun lopussa tai alussa).
• Mikäli käytät luetteloita, ne kirjoitetaan joko (1) ilman välimerkkejä isoilla alkukirjaimilla, (2) kokonaisina lauseina, joiden lopussa on pisteet (kuten tässä luvussa) tai (3) yhtenä lauseena, jolloin vasta luettelon lopussa on piste (ks. esim. luku "Microsoft Word -ohjelman käyttö taitossa"). Hyvä vaihtoehto on kuitenkin käyttää leipätekstin sisällä suluissa olevia numeroita (kuten edellä) tai aakkosia. Huom. kielitoimisto tarjoaa muitakin luettelointivaihtoehtoja:-)

• Otsikoissa voidaan käyttää eri kirjoitustapaa kuin leipätekstissä (isot kirjaimet, liha­vointi tms.), mutta tässä suhteessa kannattaa noudattaa harkintaa ja pidättyvyyttä.
  • Yksi hyvä käytäntö on, että otsikko on sans serif (groteski; ilman kirjainten ”loppuväkäsiä”) ja leipäteksti serif (antiikva; väkäset) – tai päinvastoin.
  • Toinen tapa: tutkielman nimi ja pääotsikko isoilla kirjaimilla lihavoituna; erotetaan sitä seuraavasta tekstistä kahdella tyhjällä rivillä. Alemmantasoiset isoilla kirjaimilla, yksi tyhjä rivi. (Siis ennen otsikkoa kaksi tyhjää riviä, sen jälkeen yksi tyhjä rivi.)
• Otsikot aloitetaan vasemmalta ja varustetaan halutessa eritasoisin indeksinumeroin (2, 3.4 ja 2.4.1).
• Otsikon ja indeksinumeron jälkeen ei tule pistettä.
• Pääluvut aloitetaan uudelta sivulta.
• MS Officella taitettaessa otsikoissa kannattaa käyttää tyylejä tai kenttiä, joihin määritellään eritasoisten otsikkojen kirjasimet, indeksointi sekä niiden ylä- ja alapuolella jäävät tilat (ilman, että lisätään käsin tyhjiä rivejä otsikoiden jälkeen tai ennen niitä).
• Yksi hyvä tapa otsikon ja sisällön vastaavuuden tarkastamiseen on, että otsikon ollessa esim. "Kissa ja koira", molemmista eläimistä kirjoitetaan suurin piirtein yhtä paljon.

Taulukot, nuottiesimerkit, kuvat ja kuviot numeroidaan arabialaisin numeroin kukin omaksi sarjakseen. Huom. jokaiseen taulukkoon, kuvioon ym. tulee viitata tekstissä (ks. nuottiesimerkki 774). Kuviot, taulukot ja nuottiesimerkit yms. numeroidaan kukin erikseen juoksevasti kirjoituksen alusta loppuun (KUVIO 1, KUVIO 2 jne.), ei (yleensä) tekstilukujen mukaan. Nykyisin kielitoimisto suosittaa, että kuvio numeroineen kirjoitetaan tekstiin pienellä alkukirjaimella (ks. kuvio 1).

Kuvion selostetekstit sijoitetaan kuvion alapuolelle – koska ajatellaan, että kuva selittää itsensä. Taulukon ja nuottiesimerkin seloste asemoidaan näiden yläpuolelle. Selostetekstit laaditaan huolellisesti siten, että kuvio ja taulukko voidaan lukea sellaisinaan, ilman perehtymistä leipätekstiin. Tarpeen mukaan selostetekstiin liitetään lähde. Sanat KUVIO ja TAULUKKO kirjoitetaan selostetekstissä yleensä isoilla kirjaimilla, kursiivilla tai ne lihavoidaan. Taulukon leveydeksi suositellaan varsinaisen tekstin leveyttä.