Väittelijä sopii viestintäpalveluiden kanssa tiedotuksesta.
Väittelijä toimittaa valokuvansa ja mahdollisesti työhön liittyviä kuvia (ei pakollinen) sekä CV:nsä viestintäpalveluihin lehdistötiedotteen tekemistä varten. Viestintäpalvelut laatii lehdistötiedotteen tiivistelmän ja väittelijän laatiman luonnoksen pohjalta pari viikkoa ennen tilaisuutta ja lähettää sen keskeiseksi arvioiduille tiedotusvälineiden edustajille.
Kirjasto asettaa väitöstutkimuksen kommentaarin julkisesti nähtäville Teatterikorkeakoulun kirjaston tiloihin 10 päivää ennen väitöstilaisuutta. Verkkomuotoisen väitöstutkimuksen osoite julkaistaan 10 päivää ennen väitöstilaisuutta.
Suunnittelija/koordinaattori ja viestintäpalvelut huolehtivat väitöstilaisuuden kutsun lähettämisestä virallisille tahoille. Väittelijä huolehtii itse siitä, että kaikki, jotka hän haluaa kutsua väitöstilaisuuteen, saavat kutsun.
Väitöstilaisuus on väitöstutkimuksen julkinen tarkastus. Tarkastus tapahtuu vastaväittäjän (tai vastaväittäjien) ja väittelijän välillä. Kustos toimii tilaisuuden puheenjohtajana ja valvoo sen kulkua.
Väitöstilaisuuden kokonaiskesto on korkeintaan neljä tuntia. Väitöstilaisuus voi sisältää taukoja. Kustos ilmoittaa tauon alkamisesta ja päättymisestä.
Tilaisuus seuraa akateemista protokollaa, joka määrittelee tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden aseman ja velvollisuudet. Tilaisuuteen osallistuvien oletetaan tuntevan ne ja kunnioittavan niitä.
Väittelijä, vastaväittäjä ja kustos käyttävät tummaa pukua tai akateemista juhlapukua mahdollisine akateemisine arvomerkkeineen. Pukukoodista voidaan tinkiä perustelluista syistä. Asiasta neuvotellaan kustoksen kanssa.
Yleisön osalta ei noudateta erityisiä pukeutumistoiveita.
Ennen väitöstilaisuutta kustos sopii väittelijän ja vastaväittäjien kanssa väitöstilaisuuden toteutuksen käytännöllisistä järjestelyistä. Kustoksen velvollisuutena on huolehtia siitä että väittelijä ja vastaväittäjät ovat etukäteen riittävän selvillä tilaisuuden kulusta ja luonteesta. Väittelijälle ja vastaväittäjille toimitetaan riittävän ajoissa asiaa koskevat kirjalliset ohjeet.
Väitöstilaisuus koostuu kustoksen avauspuheenvuorosta, väittelijän lektiosta, vastaväittäjien yleisarviosta, väitöstutkimuksen tarkastuksesta (kysymyksineen ja vastauksineen) sekä vastaväittäjien loppuarviosta. Se, miten kukin vaihe toteutetaan, riippuu väitöstutkimuksen luonteesta ja väittelijän ja vastaväittäjien toiveista. Vastaväittäjät sopivat keskinäisestä työnjaostaan yhdessä kustoksen kanssa. Väittelijän tulee olla tästäkin järjestelystä etukäteen tietoinen.
Väittelijän ja vastaväittäjän tulee kysyä kustokselta neuvoa tai lupaa tapauksissa, joissa jostakin syystä tilaisuuden kuluessa poiketaan siitä mitä on ennalta sovittu.
Väitöstilaisuudet pyritään järjestämään ensisijaisesti Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun tiloissa. (esim. auditorio, studionäyttämöt, Teatterisali, soveliaat harjoitussalit tai Tori).
Tilaisuuteen varatun tilan järjestelyissä ja teknisissä ratkaisuissa otetaan huomioon väittelijän tarpeet ja toiveet. Järjestelyjen ja ratkaisujen tarkoitus on auttaa tutkimuksen sisältöjen välittymistä väittelijän, vastaväittäjien ja yleisön välillä. Osa väitöstilaisuudesta voi tapahtua eri tilassa kuin itse tarkastustilaisuus silloin kun se on perusteltua. Siirtymät on pystyttävä tekemään riittävän lyhyiksi ja niiden on tapahduttava selkeästi.
Väittelijä voi käyttää tilaisuudessa avustajia, avustavia esiintyjä sekä teknistä apuvälineistöä kustoksen ja vastaväittäjien kanssa ennalta sovitulla tavalla.
Kustos valvoo väitöstilaisuutta paikalta, joka sovitaan suhteessa kulloiseenkin tilajärjestelyyn.
Väitöstilaisuus etenee seuraavien vaiheiden mukaan: avauspuheenvuoro, lektio, vastaväittäjien yleisarvio, väitöstutkimuksen tarkastaminen, vastaväittäjien loppuarvio. Seuraavassa käydään läpi niiden keskeiset sisällöt ja ohjeet. Tilaisuuden kulku on esitetty tarkemmin luvussa 4.
Kustos avaa väitöstilaisuuden esittelemällä väittelijän, vastaväittäjät ja käymällä läpi tilaisuuden kulun.
Lektio (lectio praecursoria) on väittelijän tiivis alustus tutkimuksensa keskeisistä kysymyksistä ja sen merkityksestä. Lektion kesto on noin 20 minuuttia, tai korkeintaan 30 minuuttia, jos väittelijä esittää taiteellisia esimerkkejä. Jos lektio sisältää taiteellisia tai käytännöllisiä osia, siitä sovitaan hyvissä ajoin kustoksen kanssa.
Tutke julkaisee TeaKissa väitelleiden tohtoreiden väitöstilaisuudessaan pitämät lektiot verkossa Acta Scenica -julkaisussa. Lektiot jatkavat ja täydentävät tutkimuksessa esiin nousseita teemoja. Ne kokoavat yhteen työn syntyhistorian ja taustat sekä avaavat taiteellisen tutkimuksen kysymyksenasetteluja ja tutkimisen tapoja alaa vähemmän tunteville yleisöille. Taiteellisen tutkimuksen kehittämisen kannalta on merkittävää, että tällaiset tärkeät puheenvuorot ovat mahdollisimman laajasti saatavilla myös väittelyn jälkeen. Toimita lektio suunnittelijalle Word-tiedostona yhden kuukauden kuluessa väitöstilaisuudesta.
Yleisarvio on vastaväittäjien ennalta laatima puheenvuoro, jossa he esittelevät väitöstutkimuksen keskeisen sisällön suhteessa taiteen alaan ja sen piirissä aiemmin tehtyyn tutkimukseen. Yleisarvio voi olla vastaväittäjien yhdessä laatima ja se voi sisältää esityksellistä materiaalia.
Väitöstutkimuksen tarkastaminen perustuu vastaväittäjien esittämiin kysymyksiin ja väittelijän niihin tarjoamiin vastauksiin. Siinä tarkastellaan kriittisesti väitöstutkimuksen toteutusta. Vastaväittäjät voivat halutessaan turvautua käytännön demonstrointiin tai tarkastusta edistävän lisämateriaalin esiintuomiseen. Näin toimittaessa on asiasta sovittava etukäteen sekä kustoksen että vastaväittäjän kanssa.
Keskustelusta voi myös nousta spontaania tarvetta käytännön demonstrointiin. Lupa siihen on pyydettävä kustokselta.
Kun vastaväittäjillä ei ole enempää huomauttamista, he esittävät yhteenvetonsa väitöstutkimuksen laadusta ja merkityksestä huomioiden väittelijän tilaisuudessa esittämät argumentit ja materiaalin. Arvion lopussa he ilmoittavat, suosittelevatko he Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun tutkimusneuvostolle väitöstutkimuksen hyväksymistä vai hylkäämistä.
Loppuarvion esittämistä varten vastaväittäjät voivat halutessaan pyytää kustokselta 10 minuutin mittaisen neuvottelutauon. Tauon ajaksi vastaväittäjät tai väittelijä ja yleisö siirtyvät erilliseen tilaan kustoksen ohjeiden mukaan.
Yleisölle annetaan lopuksi tilaisuus esittää väittelijälle kysymyksiä koskien väitöstutkimuksen sisältöjä. Kustos johtaa puhetta jakaen puheenvuorot siten, että väittelijä saa välittömästi vastata kuhunkin kysymykseen tai huomautukseen. Kustos valvoo, ettei keskustelu poikkea väitöstutkimuksen aiheesta.
Mikäli keskustelu tuo esiin evidenssiä, jolla on vaikutusta tutkimuksen arvioinnin kannalta, se otetaan huomioon tutkimusneuvostossa väitöstutkimuksen hyväksymisestä päätettäessä. Kustos ohjeistaa asian esille ottajaa heti väitöstilaisuuden jälkeen.
Väittelijä ilmoittaa opintokoordinaattorille kuinka monta paikkaa tilasta varataan kutsuvieraille. Väittelijä toimittaa opintokoordinaattorille mahdollisen listan henkilöistä, joille haluaa väitöstutkimuksen annettavan Infosta väitöspäivänä (väittelijän omista kappaleista).