CATS-työajankohdennusjärjestelmässä projektityöntekijät kohdentavat työaikansa ja tätä kautta kuukausipalkkansa sovitulle projektille, tilaukselle tai kustannuspaikalle, CATS ei vaikuta palkanmaksuun, vaan talouden raporttien oikeellisuuteen. Järjestelmää ei käytetä työajanseurantaan, vaan kustannustenjakoon.
Useimmat rahoittajat edellyttävät tehollisen työajan kohdennusta ja hyväksyntää kuukausittain. Maksatusten sekä hyväksytyn tilintarkastuksen edellytyksenä on, että kohdennusraporteilla pystytään osoittamaan, että henkilö on itse kuitannut kohdennuksen ja vastuullinen johtaja hyväksynyt sen ajallaan.
CATS-ylläpitäjät tekevät tarvittavat kohdennusprofiilit projektityöntekijöiden puolesta. Kustannuspaikan tai täydentävän rahoituksen hankkeen vastuullinen johtaja ilmoittaa työajankohdennustarpeet talouteen oman akatemiansa controllerille.
Täydentävän rahoituksen projekteille kohdennettu työaika on jokaisen projektitutkijan itsensä kuitattava kuukausittain seuraavan kuukauden toiseen arkipäivään mennessä. Järjestelmä lähettää kuittaamattomista kohdennuksista automaattimuistutuksia.
Jos kohdennusta ei ole kuitattu, sitä ei voida hyväksyä ja kustannuksia ei saada kohdistumaan kirjanpitoon oikeille kustannuskohdisteille. Kuittaamaton kohdennus jää henkilön kotikustannuspaikan kustannukseksi eikä kustannuksia voida raportoida rahoittajille.
Tutkimus- ja opetushenkilökunnan tulee kohdentaa lomaa vastaava vapaa sekä muut palkalliset poissaolot manuaalisesti CATS-järjestelmään. Tarvittaessa ylläpitäjät voivat lisätä poissaolosi järjestelmään.
Kohdennuksia voi kuitata takautuvasti, mutta kuittausta ei voi tehdä tulevaisuuteen. Jos tiedät olevasi poissa kuittauksen aikaan, voit kuitata projektituntisi ennen lomaasi. Pääsääntöisesti kaikki poissaolot kohdennetaan kotikustannuspaikalle ja näitä kohdennuksia ei erikseen kuitata.
Henkilön kuitatut tunnit näkyvät esihenkilöllä, projektin vastuullisella johtajalla, tulosyksikön CATS-tulosyksikkövastaavalla sekä järjestelmän ylläpitäjillä. Tunnit on hyväksyttävä seuraavan kuukauden kolmanteen arkipäivään mennessä. Projektintutkijan kuittaamattomia kohdennuksia ei voi hyväksyä.
Vastuullinen johtaja hyväksyy rahoittajille lähetettävät maksatuspyynnöt.
Talouspalvelut
CATS-järjestelmän pääkäyttäjät
Miia Putkinen
Sanna Tossavainen