Skip to main content

Tutkijan hankeopas: Tiedon- ja aineistonhallinta

Yhteystiedot

Tiedonhallinnan suunnittelu ja arkistointi
Taina Turpeinen, asiantuntija
p. 040 860 9516

Kirjastopalvelut / Aineistonhallinta, DMPTuuli ja metadata
Maaria Harviainen, johtava informaatikko
p. 040 710 4225

Harri Ollikainen, informaatikko
p. 050 477 5445

 

Tiedonhallinnan suunnittelu ja hankemappi

Tutkimushankkeen aikana käsitellään paljon erilaisia tietoja ja materiaaleja, kuten esimerkiksi muistiinpanoja, sähköpostiviestintää, tutkimussuunnitelmia, tutkimusaineistoja tai artikkeliluonnoksia.

Jo tutkimushankkeen alkuvaiheessa kannattaa suunnitella tiedonhallinta hankkeen elinkaaren ajaksi. Tiedonhallinnan suunnitteluun sisältyy muun muassa tiedonhankinnan suunnittelu, hankkeen aikana kertyvien erilaisten tietoaineistojen käsittelyn, säilyttämisen ja arkistoinnin sekä tulosten julkaisemisen suunnittelu. Tutkimusaineistojen hallinnan suunnittelu on osa tiedonhallinnan suunnittelua.

Hankkeen alussa vastuullinen johtaja sopii tutkijoiden kanssa talletettavan, avattavan ja arkistoitavan materiaalin kokoamisen periaatteista. Myös yksilörahoituksella työskentelevän tutkijan tulee suunnitella hankkeen tiedonhallinnan periaatteet mukaan lukien tutkimusaineistojen hallinta.

Hankemappiin (sähköinen ja/tai fyysinen) kootaan hankkeen aikana syntyvä keskeinen materiaali, jota tarvitaan hankkeen hallinnassa. Hankemapin kokoamisessa tulee noudattaa rahoittajan ohjeita ja huomioida yliopiston ohjeet arkistoinnista.

Aineistonhallinnan periaatteita ja metadata

Tutkimusaineistojen hallinnan suunnittelu on osa tutkimuksen avoimuutta. Aineistonhallinnan suuntaviivat on määritelty Taideyliopiston tutkimusaineistopolitiikassa ja sen toteuttamissuunnitelmassa. Tutkimusaineistojen hallinnassa ja avaamisessa noudatetaan tutkimuseettisiä periaatteita sekä huolehditaan luottamuksellisten tietojen suojaamisesta.

Ulkopuolisella tutkimusrahoituksella työskentelevän tulee tarkistaa rahoittajan vaatimukset tutkimusaineistojen avoimuudesta. Avattavissa tutkimusaineistoissa on mainittava rahoittaja ja rahoituspäätöksen numero. Rahoittajien vaatimuksista ja kansallisista vaatimuksista tutkimusaiheistojen hallinnoimiseen löydät tietoa mm. Avoin tiede ja tutkimus -sivustolta.

Tutkimushanketta haettaessa, suunniteltaessa ja käynnistettäessä laaditaan päivitettävä aineistonhallintasuunnitelma. Suunnitelmassa kuvataan, miten tutkimusaineisto hankitaan, miten sitä käytetään ja säilytetään tutkimusprojektin aikana? Miten mahdollistetaan aineiston käyttö projektin päätyttyä? Aineistonhallintasuunnitelman laatimisen yhteydessä kannattaa sopia projektiin osallistuvien henkilöiden tutkimusaineistoihin liittyvistä tehtävistä, vastuista ja oikeuksista. Lisäksi on hyvä arvioida etukäteen aineiston vaatima tallennuskapasiteetti sekä tekniset toteutukset aineiston säilyttämiseen.

Taideyliopiston aineistonhallinnan oppaasta löydät lisätietoa aineistohallintasuunnitelman laatimiseen ja DMPTuuli-työkalun käyttöön. Oppaassa on myös tietoa metadatasta.

Tutkijan hankeopas: Tietosuoja ja tietoturva ja Sopimukset ja tekijänoikeudet

Hankkeen aikainen tiedon- ja aineistonhallinta

Hankemappiin koottavaa aineistoa:

  • hankehakemus ja tutkimussuunnitelma
  • rahoituspäätös/sopimus
  • muutoshakemus ja -päätös
  • muut sopimukset (esim.alihankinta- ja tekijänoikeussopimukset, tutkimusryhmän jäsenten väliset sopimukset)
  • kokousmuistiot ja -pöytäkirjat
  • tarvittaessa allekirjoitetut osallistujalistat
  •  hankepäiväkirjat
  •  väli- ja loppuraportit
  • julkaisematon materiaali, joka tutkijan oman arvion perusteella on tai voi muodostua merkittäväksi esim, opetusmateriaalit, hankkeen tiedotteet
  • tiedon- ja aineistonhallintasuunnitelma
  • tutkimusaineisto / -data
  • tutkimusdataan liitettävä metadata (kuvailutiedot), tutkimusaineistoluettelot
  • datan kokoamisessa ja käsittelyssä syntynyt merkittävä kirjeenvaihto
  • tutkimusrekisterit ja -luettelot
  • tietokannat, tietojärjestelmät
  • eettiset ennakkoarviointipyynnöt ja niitä koskevat lausunnot
  • tutkimusluvat, tutkittavien kanssa tehdyt sopimukset
  • viestintä- / vuorovaikutussuunnitelma
  • julkaisusuunnitelma
  • henkilörekisterien ja tietosuojailmoitusten käsittely ja säilytys

Taideyliopiston oppaita

Hankemapissa vastuullisen johtajan / tutkijan vastuulla:

  • rahoitusta koskevat suunnitteluasiakirjat ja budjetit
     
  • tutkimushankkeen hankintoihin ja kilpailuttamiseen liittyvät asiakirjat
     
  • tutkimushankkeen omat tutkimusrahoituksen kirjanpitoasiat, jos ei hoidettu yliopiston kirjanpidossa
     

Hankemapissa talouspalveluiden vastuulla:

  • laskukopiot liitteineen
     
  • maksatushakemukset, selvityspyynnöt ja selvitykset

  • maksatuspäätökset

  • työajanseurantaraportit
     
  • tilintarkastukseen liittyvät tiedot ja raportit