Skip to main content

DMPTuuli-opas: 4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi

Säilytys

4.1 Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan?

Kerro tässä kohdassa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä kuvataan kohdassa 5.

Kerro, kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta. Jos mukana on useita tutkijoita, tee suunnitelma yhteistyökumppaniesi kanssa ja varmista tietojen turvallinen siirto osallistujien välillä.

Hyviä käytäntöjä

  • Käytä Taideyliopiston tarjoamia tallennuspalveluita, kuten verkkokansiota ja Office365:n OneDrive-pilvipalvelua
  • Jo tutkimuksen suunnitelmavaiheessa on hyvä arvioida aineiston vaatiman tallennustilan määrä. Taideyliopiston kotihakemistossa voi säilyttää aineistoa n. 20 GB ja O365-palvelun OneDrivellä 1 TB.
  • Salassa pidettävä, luottamuksellinen ja henkilötietoja sisältävä materiaali tulee tallentaa vain Taideyliopiston verkkokansioon.
  • Älä tallenna Office365-palveluun tai muuhun pilvipalveluun Taideyliopiston salaista, luottamuksellista tai henkilötietoja sisältävää tietoa.

Lisäohjeita

Varmuuskopioinnista yleensä

Hyvä varmuuskopiointikäytäntö suojaa erilaisilta vahinkotyypeiltä:

  • tietokonevirusten aiheuttamat muutokset tai tuhot
  • hakkereiden aiheuttamat muutokset tai tuhot
  • luonnonkatastrofit, sodat yms. (esimerkiksi tulipalot, vesivahingot, tulvat)
  • vahingossa tapahtuvat muutokset aineistoon
  • vahingossa tapahtuva aineiston tai sen osan tuhoaminen
  • tallennusvälineestä tai ohjelmistoista aiheutuvat muutokset tai tuhot

Varmuuskopiointikäytäntöjä suunnitellessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin:

  • säännöllisyys; ota varmuuskopioita aineistosta säännöllisesti ja myös eri versioista
  • hajautus; säilytä ainakin yksi varmuuskopio fyysisesti muualla
  • varmuuskopiomedian uudistus; vaihda vanha media uuteen säännöllisesti
  • säilytystilavaatimukset; noudata tallennusmedian valmistajan ohjeita ja suosituksia
  • tiedostoformaatti; varmuuskopioitavan materiaalin tiedostoformaattien tulisi soveltua pitkäaikaissäilytykseen
  • tiedostojen oikeellisuus; varmenna esimerkiksi tarkistussummien avulla, että tiedosto ei ole sotkeutunut tallennettaessa
  • tallennusmedian varmuus ja soveltuvuus varmuuskopiointiin
  • varmuuskopiomedian kierrätys; ei kannata aina ylikirjoittaa vanhaa varmuuskopiota uudella, vaan säilyttää esimerkiksi joka kuukaudelta yksi versio

Lisäksi tulee noudattaa niitä ohjeita, joita oma organisaatio on varmuuskopioinnista antanut.

Tietoturva

4.2 Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilökohtaisia tai poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia). Kerro, kenellä on pääsy aineistoosi, mitä kyseiset henkilöt voivat tehdä aineistolle ja miten varmistat aineiston turvallisen siirron yhteistyökumppaneillesi.

Hyviä käytäntöjä

  • Käytä henkilökohtaista tai jaettua verkkolevytilaa. Näin saat hallittua aineiston käyttöoikeuksia ja lisäksi aineistosi on automaattisesti varmuuskopioitu.

Lisäohjeita

Lisätietoa muualla