On tärkeää, että tutkimusaineistoa ja -menetelmää kuvailevaa dokumentointia tehdään koko tutkimusprosessin ajan. Taideyliopiston tutkimusaineistopolitiikan mukaan tutkimusaineistot ovat lähtökohtaisesti yhteiskäyttöisiä ja avoimia, joten tuloksia julkaistessaan tutkija joutuu miettimään myös tutkimusaineistonsa käyttöön saattamista ja avaamista.
Osa kustantajista edellyttää artikkelin julkaisemisen yhteydessä artikkelin tutkimustulosten taustalla olevan aineiston avaamista. Tällöin on tärkeä tunnistaa ja erottaa muusta datasetistä se data, jota on käytetty ja säilöä se erillisenä osana muusta tutkimusdatasta (tutkimusdatan jäädyttäminen). Myös aineiston metadata on hyvä tallentaa ja julkaista (esim. Etsin) aineiston näkyvyyden ja löydettävyyden parantamiseksi. Aineistojen jatkokäytön varmistamiseksi on suositeltavaa valita data-arkisto (esim. IDA, Avaa, Tietoarkisto, Zenodo), josta saa pysyvän tunnisteen (URN, DOI).
(Lähde, muokaten: TTY:n tutkimusdatapalvelujen opas, CC BY)
Tutkimusdatan julkisuus voi olla monen eriasteista. Tutkimusdatan tekijä pystyy kuitenkin yleensä itse vaikuttamaan siihen, kuinka avoimesti tutkimusdata on muiden tutkijoiden, päättäjien ja kansalaisten käytettävissä. Verkossa avoimesti julkaistun tutkimusdatan käytön ehtoja voi määritellä Creative Commons -lisensseillä. Avoin tiede ja tutkimus -hanke suosittelee käyttämään Creative Commons 4.0 (CC BY) -lisenssejä, jos aineiston sisältö ei aseta muita rajoituksia.
Taideyliopiston tutkimusaineistopolitiikan mukaan ”tutkimusaineistojen metadatassa on mainittava aina tutkimusaineiston omistaja ja oikeudelliset rajoitukset tutkimusaineistojen käytölle. Avoin julkaiseminen tulee aina tehdä tekijänoikeudet huomioiden ja tarvittaessa tekijänoikeuksista sopien. Henkilötietojen ja arkaluontoisten aineistojen käsittely ja säilyttäminen on otettava huomioon aineistonhallintasuunnitelmassa.”
Fairdata-palvelukokonaisuus koostuu palveluista jotka tukevat aineistojen löydettävyyttä, säilyttämistä ja hallintaa. Kokonaisuus "varmistaa tutkimuksen todennettavuuden ja toistettavuuden sekä turvaa tutkimuksen tietoaineistojen pitkäaikaisen saatavuuden". Palveluihin kuuluu tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA, tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsin, tutkimusaineistojen kuvailutyökalu Qvain sekä pitkäaikaissäilytyksen palvelu Fairdata PAS. Lisätietoja näistä palveluista saat em. sivuilta sekä tästä oppaasta.
Palvelut tarjoavat useita hyötyjä: ensinnä aineistot ovat turvassa jatkokäyttöä varten ja niillä on pysyvät tunnisteet viittauksia varten. Toiseksi aineistojen jakaminen ja aineistojen etsiminen omaan käyttöön on helppoa. Myös tutkimusrahoittajien avoimuuden vaatimuksien toteuttaminen on helppoa.
Kuva: Fairdata.fi ,CSC
Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA mahdollistaa tutkimusdatan turvallisen säilytyksen. Palvelu soveltuu "tutkimusvaiheen aikaiseen datan tallettamiseen, datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken, datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa sekä datan julkaisuun kuvailtuna tutkimusaineistona".
Fairdata-sivustolla on ohjeita ja lisätietoja IDAn käytöönotosta ja käytöstä.
Palvelu ei ole toistaiseksi tarkoitettu arkaluontoisia henkilötietoja sisältäville aineistoille. Mikäli olet käsittelemässä sensitiivistä tietoa sisältävää dataa, niin suosittelemme ensin olemaan yhteydessä kirjaston aineistonhallinnan neuvontaan.
Tutkimusaineiston metatiedot eli kuvailutiedot tekevät tutkimusaineistosta näkyvää: metatiedon avulla aineisto löytyy ja siitä saa helposti yleiskuvan.
Tutkimusaineistojen kuvailutyökalu Qvain pyrkii tekemään tutkimusaineistojen kuvailusta mahdollisimman helppoa tutkijalle: tiedot tallennetaan täyttämällä lomake, joka ilmoittaa selkeästi mm. pakolliset kentät. Voit tallentaa ja muokata aineistoasi vapaasti niin kauan kuin haluat, minkä jälkeen voit milloin tahansa julkaista sen.
Kuvailuun voi liittää IDA-palvelussa olevia tiedostoja, mutta kuvailusta on mahdollista viitata myös Fairdatan ulkopuolella olevaan aineistoon tai aineistosta voi julkaista pelkät kuvailutiedot. Julkaistut aineistot näkyvät kuvailutavasta riippumatta Etsin-palvelussa.
(Lähde: https://www.fairdata.fi/qvain/)
Tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsimen voit etsiä tutkimusaineistoja ja niiden metatietoja Fairdata-palveluista. Etsimeen kopioidaan myös metatietoja muista lähteistä, tällä hetkellä Tietoarkistosta, Kielipankista ja SYKEstä. Palvelussa olevissa metatiedoissa kuvaillaan aineistoja, esimerkiksi kerrotaan kuka aineiston on tuottanut, mitä se käsittelee, missä formaatissa se on ja millaisin ehdoin sitä saa käyttää. Palvelussa voit hakea ja löytää tutkimusaineistoja eri tieteenaloilta.
Julkaistut aineistojen kuvailutiedot ovat kaikille avoimia. Aineiston omistaja päättää miten ja kuka itse tutkimusaineistoon pääsee käsiksi. Myös itse tutkimusdatan julkaisemista avoimena suositellaan aina kun mahdollista. Etsin on riippumaton itse aineiston tallennuspaikasta. Aineistoja voi kuvailla Qvain-palvelussa.
Lue lisää aiheesta tutustumalla Avointiede.fi-sivustoon, Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjaan ja Fairdata-palvelukokonaisuuteen.