Skip to main content

Aineistonhallinnan opas: Säilytys

Opas aineistonhallinnan prosesseihin

DMPTuulin kysymys säilytykseen liittyen

Storage and backup during the research project

  • 4.1 Where will your data be stored, and how will it be backed up?

  • 4.2 Who will be responsible for controlling access to your data, and how will secured access be controlled?

Aineistojen säilytys

Tutkimushankkeen tiedostojen on hyvä olla salasanoilla suojatuissa paikoissa ja/tai lukituissa arkistokaapeissa. Yleensä varsinainen arkistointi ajoittuu tutkimuksen jälkeiseen aikaan jolloin vastuut siirtyvät esim. tutkimusorganisaatiolle tai tutkimusaineistojen arkistointiin erikoistuneille tahoille. Varsinaisen tutkimustyön aikana aineistojen säilytyksestä vastaa tutkija tai hanke itse. Fyysinen säilyminen varmistetaan järjestelmän ja tutkimusaineistojen kunnon huolellisella seurannalla, korjaustoimenpiteillä, varmistuskäytännöillä ja katastrofisuunnittelulla sekä järjestelmän jatkuvalla kehittämisellä.

Käytännössä kannattaa toimia siten, että jokaiselle tutkimusaineistolle  luodaan oma hakemisto, johon datatiedostot, kuvailutiedot ja kaikki muut aineistoon liittyvät tiedostot tallennetaan. Erityisesti silloin, kun tiedostoja säilytetään yksittäisen työaseman sijasta palvelimella, kaikille aineistohakemistoille ja tiedostoille tulee määritellä käyttöoikeudet. Jokaiselle projektin tutkijalle ei kannata antaa kirjoitusoikeutta esimerkiksi varmuuskopioihin. Samalla hakemistot ja tiedostot nimetään yksiselitteisesti ja loogisesti sekä tiedostojen perustiedot tallennetaan kuvailutietojen yhteyteen. Nykyohjelmat mahdollistavat pitkätkin tiedostonimet, joten nimeen kannattaa sisällyttää ainakin projektin lyhenne, vuosi, tiedoston luonne ja tiedoston versio.

Säilytyksestä lisää oppaan seuraavalla sivulla

 

 

Varmuuskopiointi

Hyvä varmuuskopiointikäytäntö suojaa erilaisilta vahinkotyypeiltä:

  • tietokonevirusten aiheuttamat muutokset tai tuhot
  • hakkereiden aiheuttamat muutokset tai tuhot
  • luonnonkatastrofit, sodat yms. (esimerkiksi tulipalot, vesivahingot, tulvat)
  • vahingossa tapahtuvat muutokset aineistoon
  • vahingossa tapahtuva aineiston tai sen osan tuhoaminen
  • tallennusvälineestä tai ohjelmistoista aiheutuvat muutokset tai tuhot

Varmuuskopiointikäytäntöjä suunnitellessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin:

  • säännöllisyys; ota varmuuskopioita aineistosta säännöllisesti ja myös eri versioista
  • hajautus; säilytä ainakin yksi varmuuskopio fyysisesti muualla
  • varmuuskopiomedian uudistus; vaihda vanha media uuteen säännöllisesti
  • säilytystilavaatimukset; noudata tallennusmedian valmistajan ohjeita ja suosituksia
  • tiedostoformaatti; varmuuskopioitavan materiaalin tiedostoformaattien tulisi soveltua pitkäaikaissäilytykseen
  • tiedostojen oikeellisuus; varmenna esimerkiksi tarkistussummien avulla, että tiedosto ei ole sotkeutunut tallennettaessa
  • tallennusmedian varmuus ja soveltuvuus varmuuskopiointiin
  • varmuuskopiomedian kierrätys; ei kannata aina ylikirjoittaa vanhaa varmuuskopiota uudella, vaan säilyttää esimerkiksi joka kuukaudelta yksi versio

Lisäksi tulee noudattaa niitä ohjeita, joita oma organisaatio on varmuuskopioinnista antanut.