Hankkeen rahoitus on varmistunut, kun rahoittaja on lähettänyt yliopistolle sitovan rahoituspäätöksen tai kun rahoittajalta tulee kutsu neuvotteluihin, joiden päätteeksi solmitaan sopimus rahoittajan kanssa.
Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen tutkimushankkeen vastuullinen johtaja ja suorituspaikka vahvistavat rahoituksen vastaanottamisen rahoittajan edellyttämässä aikataulussa ja tavalla.
Vastuullinen johtaja lähettää rahoituspäätöksen tai tiedon päätöksestä sähköpostitse Taideyliopiston kirjaamoon. Kirjaamoon tulee ilmoittaa kaikista hankkeista, joissa tutkija käyttää yliopiston resursseja, että tutkijan tarvitsemien palveluiden prosessit käynnistyvät. Kirjaamosta tieto rahoituksesta lähetetään kirjaamisen jälkeen tiedoksi tutkimuspalveluihin. Tutkimuspalvelut välittää tiedon rahoituksen saaneesta hankkeesta viestintään ja muille palveluille.
Hankkeen vastuullinen johtaja kutsuu koolle hankkeen käynnistämiskokouksen. Kokoukseen tulisi kutsua hankkeen pääosapuolet tai pienemmissä hankkeissa kaikki tutkijat. Mikäli hankkeelle on nimetty projektipäällikkö tai -koordinaattori, myös hän osallistuu kokoukseen.
Kokouksessa vahvistetaan hankkeen tutkimussuunnitelma, budjetti ja aikataulu, hankkeessa syntyvän materiaalin käsittelyn periaatteet (tiedonhallinta), julkaisupolitiikka, keskustellaan datan ja tulosten omistusoikeudesta sopimisesta sekä käydään läpi rahoittajan ohjeet keskeisiltä osin.
Lisäksi vastuullinen johtaja sopii kaikkien tutkimushankkeen osapuolten ja projektipäällikön / -koordinaattorin kanssa hankkeeseen liittyvistä toimintatavoista, työnjaosta ja vastuista.
Tutkimuspalvelut järjestää Suomen Akatemian hankkeiden ja EU-tutkimushankkeiden tutkijoille kick-off -tilaisuuden rahoituskauden alussa. Palaverissa käydään läpi hankkeen työntekijöiden vastuita sekä hankkeelle tarjolla olevia palveluita. Lisäksi vastuullinen johtaja / tutkijat voivat sopia erillisiä palavereita palveluiden kanssa.
Kaikista kirjaamoon ilmoitetuista rahoituspäätöksistä toimitetaan tieto talouspalveluille (tutkimuspalvelut toimittaa). Talouspalvelut pyytää tutkijalta tarkemmat tiedot hankkeesta projektin avauslomakkeelle, ja hankkeelle annetaan projektinumero tuottojen ja kulujen seuraamista varten.
Kun rahoituspäätös on vastaanotettu, hankkeen budjetti päivitetään saadun rahoituksen mukaiseksi rahoittajan edellyttämässä aikataulussa yhteistyössä talouspalveluiden kanssa. Myös tutkimussuunnitelma päivitetään, jos saatu rahoitus on selvästi haettua pienempi. Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa hankkeen rahan käytöstä rahoittajan ehtojen ja yliopiston ohjeistusten sekä käytänteiden mukaisesti. Vastuullinen johtaja seuraa hankkeen taloutta ja maksatuksia yhdessä vastaavan controllerin kanssa.
Talouspalveluista osoitetaan vastuullinen henkilö avustamaan hankkeen talouden hallinnassa sisältäen
Projektityöntekijöiden matkat hankitaan matkustusohjeen mukaisesti Taideyliopiston matkatoimiston, CWT Carlson Wagonlit Travel, kautta. Tutkija tekee itse matkasuunnitelmansa sekä matka- ja kululaskunsa M2-järjestelmässä Taideyliopiston matkustusohjeen mukaisesti.
Ostolaskut käsitellään Martissa (SAP Smart Invoice). Kaikki hankinnat ja matkat hyväksytetään etukäteen hankkeen vastuullisella johtajalla kilpailuttamislakia noudattaen. Taideyliopistoa sitoo laki julkisista hankinnoista sekä yliopiston jo tekemät sopimukset palveluntarjoajan kanssa. Mikäli hankkeeseen liittyy yli 5000 euron hankintoja tai investointiavustus, ole yhteydessä talouspalveluihin. Hankkeeseen hankittu omaisuus siirtyy hankkeen päättyessä yliopiston omaisuudeksi.
Tutkimushanke toteutetaan rahoittajan hyväksymän suunnitelman ja päätöksen mukaisesti. Jokainen hankkeen tutkija perehtyy rahoituspäätöksen ehtoihin ja rahoittajan ohjeisiin noudattaen niitä tutkimushankkeen ajan. Mikäli rahoittaja ei anna jostakin asiasta tarkkaa ohjetta, noudatetaan yliopiston ohjeita.
Tutustu eri rahoittajien ohjeisiin:
Kirjaamo
kirjaamo@uniarts.fi
Tutkimuspalvelut
tutkimuspalvelut@uniarts.fi
Merja Sagulin
Talouspalvelut
talous@uniarts.fi
Matkustusohje, M2 Blue, CWT-matkatoimisto
travel-info@uniarts.fi